Читайте о том как эффективно управлять своим временем. Секрет успеха всех успешных людей, имена которых постоянно звучат по телевидению, а фотографиями пестрят обложки журналов, не так уж и сложен. Все они добились чего-то в жизни только благодаря тому, что научились правильно работать. Правильно, значит продуктивно.
Успех не приходит просто так, его нужно «приручить», «подкормить». «Подкормкой» в данном случае выступает наше желание, повысить свою производительность, а также наша способность грамотно распределять свое время. Популярный в настоящее время тайм-менеджмент помогает начинающим «рыбакам» поймать «золотую рыбку».
Time management
Понятие «тайм-менеджмент» в переводе в английского означает процесс планирования времени для повышения собственной эффективности. Точнее говоря, тайм-менеджмент представляет собой ряд действий, выполняя которые человек учится контролировать время, значительно увеличивая при этом свою результативность и продуктивность.
Изначально термин «тайм-менеджмент» использовался только в области трудовой деятельности и бизнеса, но пару лет назад он превратился в определяющий фактор, необходимый в любой сфере. В России о контроле времени заговорили в начале ХХ века. Революционер, директор центрального института труда А.К. Гастаев предложил идеи повышения личной эффективности при правильном использовании времени. В 70-е годы впервые используется метод управления собственным временем – «Хронометраж». После этого идеи об управлении временным ресурсом нашли своих поклонников и начали стремительно развиваться. Превратившись в XXI веке в неотъемлемое звено на пути к достижению успеха, тайм-менеджмент сегодня изучается как самостоятельное направление во многих высших учебных заведениях.
Преимущества управления временем
Как говорил известный американский политический деятель Бенджамен Франклин – «время – деньги», однако сегодня наше время значительно дороже денег. Оно обладает более высокой ценностью, так как, в отличие от денег, не может быть накоплено и восстановленно. Человек, владеющий навыками тайм-менеджмента, как показывает практика, успешен во всех сферах деятельности.
- Во-первых, он добивается намеченных целей гораздо чаще и быстрее других,
- Во-вторых, в течении короткого промежутка времени есть возможность выполнить множество разных задач и стремительно увеличить свой капитал;
- В-третьих, исчезает стресс, чувство перманентной усталости, психологические и физиологические болезни, человек позитивно смотрит на мир;
- В-четвертых, владея собственным временем остается больше возможностей для отдыха, встреч с друзьями, хобби.
Как организовать свое время
1.Постановка цели
Первым и самым важным шагом на пути достижения успеха является правильно поставленная цель. Обдумывая и ставя перед собой цель, необходимо предвидеть желаемый результат, который может быть представлен как реальным, так и материальным объектом. Предвосхищение результата, позволяет не отвлекаться на мелкие соблазны, а также избавляться от ненужных, не приносящих весомой пользы заданий. Правильно поставленная цель сокращает 30% работы.
При целеполагании важно помнить о том, что цель должна быть максимально конкретна и реальна. Необходимо видеть пути ее достижения и использовать определенный инструментарий при планировании и постараться уложиться в срок. Именно поэтому была создана система SMART. Данный метод предполагает наличие следующих критериев постановки цели:
- SPECIFIC (конкретная, отвечает на вопрос: «Что должно быть достигнуто?»);
- MEASURABLE (измеримая, включает в себя ожидаемый количественный или/и качественный результат);
- ACHIEVABLE (достижимая, реальная, с понятным алгоритмом достижения);
- RELEVANT (актуальная, необходимая для выполнения в данный момент);
- TIME-BOUND (ограниченная по времени, имеющая конкретные временные рамки ее достижения).
В рамках данного метода вы американский бизнес-тренер Брайон Трейси предлагает следующее упражнение: записать 10 целей на год, представив, что они уже реализованы (например, «я получил должность заместителя директора фирмы»), а затем решить, какая из целей повлияла на жизнь наибольшим образом. Выделить ее, выписать отдельно и продумать по критериям SMART.
2. Все идет по плану
Целеполагание является важной составляющей тайм-менджмента, однако это только первый этап на пути достижения успеха. Вторым необходимым элементом является умение составлять списки дел (заниматься планированием).
Планирование – это требуемый для достижения цели процесс учета ресурсов и их правильного распределения. Успешные люди всегда начинают свой день с планирования, следуя правилу 6П: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.
Важно отметить, что план, который составленный в голове, письменно нигде не зафиксированный, не котируется. Планирование осуществляется ВСЕГДА в письменной форме: в блокноте, органайзере, на клочке бумаги – где угодно, но всегда наглядно. Правильная постановка задач сразу же увеличит производительность.
Лучше всего планировать следующий день с вечера, а утром, проснуться в хорошем настроении, сытно и вкусно позавтракать и отправляться на осуществления задуманного. Необходимо придерживаться плана в течение дня. При возникновении новой задачи, стоит зафиксировать ее в плане, рассматривая приоритетно по отношению к другим делам. Проделанная работа доставит удовольствие и промотивурует к скорейшему выполнению оставшихся пунктов плана при вычеркивании выполненных дел из списка.
Можно попробовать разнообразные варианты планирования: список дел на день, на выходные, на неделю, на месяц, на год, на 5 лет, на 10 и т.д. Если задача сложна, рассмотреть ее как одну из мини-целей, расписывая на маленькие подзадачи. Для этого лучше всего использовать разнообразные схемы. Чем больше творчества в составлении плана проявляется, тем интересней будет протекать процесс осуществления задуманного. Не стоит жалеть времени на планирование, ведь 10 % затраченного на составления плана времени компенсирует 90% времени, потраченного в дальнейшем на решение данной задачи.
3. Учимся расставлять приоритеты
Отличительной чертой успешного человека от неуспешного является верно расставленные приоритеты. Распределение задач по уровню важности и сложности дело непростое, многие годами учатся этому.
Намечая какое-либо дело, важно оценить последствия его осуществления и неосуществления. Если дело стоящее, то последствия его невыполнения будут действительно серьезные.
При определении ценности дела помогает методика АБВГД, предполагающая приписывание каждой задаче своего приоритета. Самой сложной задаче приписывается буква А, и далее по степени важности. Начинать выполнять следующую задачу разрешено только после выполнения предыдущей. Если задача включает в себя подпункты, их можно отметить цифрами, например, А1, А2, А3 и т.д.
Американский бизнес-консультант Брайан Трейси рассказывает своим клиентам притчу про лягушку, которую нужно съесть с утра, таким образом избавив себя от самого неприятного за весь день. При постоянном откладывании не желаемого дела, возникает стресс, теряются время и силы. Действовать необходимо сразу, не раздумывая. Сиюминутное решение дел заряжает на весь день.
Успех напрямую зависит от концентрации на работе и целенаправленности. Нужно постараться начинать новое дело, только когда прядущее доведено до конца. Хватаясь за несколько дел одновременно, вместе с потерей времени и сил, падает эффективность, Конечно, многие великие (Моцарт, Юлий Цезарь) могли выполнять успешно несколько задач одновременно, но это единичные случаи.
Согласно закону принудительной эффективности Дуайта Эйзенхауэра все задачи делятся на основные группы:
- Срочные / важные (первостепенные задачи, не терпят отсрочки);
- Важные / не срочные (при постоянном откладывании перейдут в статус первой категории);
- Срочные / не важные (требуют времени, но не несут особой пользы);
- Не срочные / не важные (не несут ценности).
Тайм-менеджмент – это хороший, но недостаточный инструмент для достижения успеха. Важно правильно питаться, заниматься спортом, находить время на отдых и общение с любимыми людьми – для них и стоит повышать свою эффективность.
